自分の書類をファイルする
会社には会社のファイリングシステムがあると思いますが、それは会社として保存が必要だと考える書類のファイリングです。
会社指定の保存書類の他にも、下書き段階の書類、自分の控えのための書類、など、会社のファイリングシステムに載せきれない、雑多な書類が机にたまっていくと思います。
そのような自分の書類についても、会社のファイリングシステムに準じて、整理していくことをお勧めします。
ファイリングの効果
入ってきた書類、作成した書類を、そのまま積んでおくから雑然とたまっていくのです。
もちろん、探せば見つかるでしょう。しかし、何度もそのようなことを繰り返すのは時間の無駄です。
ファイルすることで整理が格段に進みます。そのまま保管でき、必要な時に取り出せるようになります。
データとして保存できるのにアナログで保存する必要はあるのか。という声もありますが、紙ベースのデータ保存は、ひと目で分かるところが格段に優れています。
準備するもの
自分のための整理ですから、立派なシステムをつくる必要はありません。
ファイリングの基本はファイルの購入から始まります。１００円ショップで売っているフラットファイルが良いです。棚に並べたときに倒れやすいのが難点ですが、同じく１００円ショップで売っているブックスタンドで支えましょう。
どのようにファイルするか
ファイルの色に何らかの意味を持たせるのは分類法の一つですが、最初はそこまでこだわることはないでしょう。
重要なのはタイトルです。
ファイルに「見出し」をつけましょう。どんな見出しにするか時間をかけて考えるのは時間の無駄です。仮の見出しだと思って、見栄えよりも「分かる」を重視して決めましょう。
不都合に思えたら紙を貼って変更すればよいのです。
また、ファイル先が違うと思ったらその時点でファイルを移し替えればよいのです。
手直ししているうちに形が決まってくるでしょう。一番大事なのは、必要な時に必要なものがさっと取り出せることですから、自分が分かれば良いのです。
他の人のルールにこだわることはありません。ただし、良いやり方を見かけたらすぐに真似をしましょう。
ファイルの置き場は、開けなけれ中が分からない机の引き出しやキャビネットはおすすめしません。
注意事項
会社のファイリングシステムで保存場所が決まっている書類は、自分のファイルに入れてはいけません。ただし、手元にコピーを置くことが許されている場合は、コピーだということが分かるようにして、自分のファイルに入れておきます。
会社のファイリングシステムは、仕事で使う書類は全て共有化するべきという考えが基本にあります。それはそれで重要なことです。しかし、共有化ということは自分の書類がなくなることではありません。仕事が出来る人は自分の書類があります。自分の書類も必要なのです。