電話をかける前の準備
相手の番号を確かめる
呼び出す相手の所属、名前を調べておく
用件、話す内容、順序を簡単にメモしておく
必要になると思われる書類、資料等を用意する
途中で何度も「少々お待ち下さい」と言うことにならないように心がける
電話のかけ方
こちらを名乗り相手を確かめる
「○○様でいらっしゃいますか。〇〇株式会社の〇〇でございます。毎度ありがとうございます」
（午前１０時くらいまでは「おはようございます」を加える）
話したい部門、担当者に取り次いでもらう
用件を話す
相手の返事をメモする
電話の受け方
なるべく早く出る
受話器をとった反対の手で筆記具を持つ
何度も鳴ってから出るときは、「お待たせいたしました」という
挨拶言葉の基本
午前１０時ころまでは「おはようございます。〇〇株式会社でございます」
午前１０時ころ以降は「はい。〇〇で株式会社ございます」という
「もしもし」だけで出てはいけない。
先方の会社名、氏名等を正しく聞きとる
「どちら様でいらっしゃいますか」
取り次ぎを頼まれたら、指定部門、担当者等に取り次ぐ
指名された人は、待たせずすぐ出る
電話の取り次ぎ方
相手を待たせぬよう、迅速に取り次ぐ
同姓の者がいるときは、名前、所属等を確かめる
指名人が席にいないときには、できる限り早く連絡を取る
あまり時間がかかるときには、途中で断るか、一度切ってもらってかけなおす
指名人不在の時は、その理由をはっきり述べできればいつ頃帰る予定かも知らせる
「ただいま、外出中でございますが、だいたい××時頃に戻ってくる予定でございます」
伝言があれば正確にメモを取り、必ず報告する
「何かご用件がございましたら承りますが」
指名のない場合は、用件をよく聞いて精通した人に取り次ぐ
自分の権限外のこと、または判断しかねることは、係、上司に取り次ぐ
不在中の電話は伝言がなくても、本人が戻ったとき必ず報告する
電話を終わるとき
丁寧に挨拶する
「ありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします」
受話器は先方より後に静かにおく
（一般には、呼び出した方が後におく）
その他の注意事項
言葉ははっきりと
会話は要領よく明瞭に
礼儀正しく
長話は迷惑
通話中、調べものをするときは保留音に切り替える