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電話のビジネスマナー

電話をかける前の準備

相手の番号を確かめる

呼び出す相手の所属、名前を調べておく

用件、話す内容、順序を簡単にメモしておく

必要になると思われる書類、資料等を用意する

途中で何度も「少々お待ち下さい」と言うことにならないように心がける

電話のかけ方

こちらを名乗り相手を確かめる

「○○様でいらっしゃいますか。〇〇株式会社の〇〇でございます。毎度ありがとうございます」
(午前10時くらいまでは「おはようございます」を加える)

話したい部門、担当者に取り次いでもらう

用件を話す

相手の返事をメモする

電話の受け方

なるべく早く出る

受話器をとった反対の手で筆記具を持つ

何度も鳴ってから出るときは、「お待たせいたしました」という

挨拶言葉の基本

午前10時ころまでは「おはようございます。〇〇株式会社でございます」

午前10時ころ以降は「はい。〇〇で株式会社ございます」という

「もしもし」だけで出てはいけない。

先方の会社名、氏名等を正しく聞きとる

「どちら様でいらっしゃいますか」

取り次ぎを頼まれたら、指定部門、担当者等に取り次ぐ

指名された人は、待たせずすぐ出る

電話の取り次ぎ方

相手を待たせぬよう、迅速に取り次ぐ

同姓の者がいるときは、名前、所属等を確かめる

指名人が席にいないときには、できる限り早く連絡を取る

あまり時間がかかるときには、途中で断るか、一度切ってもらってかけなおす

指名人不在の時は、その理由をはっきり述べできればいつ頃帰る予定かも知らせる

「ただいま、外出中でございますが、だいたい××時頃に戻ってくる予定でございます」

伝言があれば正確にメモを取り、必ず報告する

「何かご用件がございましたら承りますが」

指名のない場合は、用件をよく聞いて精通した人に取り次ぐ

自分の権限外のこと、または判断しかねることは、係、上司に取り次ぐ

不在中の電話は伝言がなくても、本人が戻ったとき必ず報告する

電話を終わるとき

丁寧に挨拶する

「ありがとうございました。どうぞよろしくお願いいたします」

受話器は先方より後に静かにおく
(一般には、呼び出した方が後におく)

その他の注意事項

言葉ははっきりと

会話は要領よく明瞭に

礼儀正しく

長話は迷惑

通話中、調べものをするときは保留音に切り替える

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メールのビジネスマナー

ビジネスメールの構成 ビジネスメールは、本文の書き方はもちろん重要ですが、基本的な形がしっかりしていると、印象がよいものです。 タイトル、本文(宛先、挨拶と名乗り、用件)、署名が基本的な構成です。 タイトルの書き方 メールにはタイトル(件名)を書く欄があります。空欄でも送れますが、ビジネスメールでは必ず入れるようにしましょう。 タイトル例 〇〇会議の開催について 〇〇資料のご送付 〇月〇日の打ち合わせの確認 「おはようございます」「先日はありがとうございました」というタイトルは迷惑メールに見えることがあります。 本文の書き方 宛先 一番最初に宛先を書きます。 名前だけでなく、会社名 、部署名、役職名も書きます。 名前のあとの敬称を忘れないようにしましょう。宛名の書き間違えは失礼です。名刺などで確認しましょう。昇格していることがあるのでその点にも注意が必要です。 CC、BCCは、会社の決まりがある場合は従わなければなりませんが、特に制約がなければ、なるべく使わない方がよいでしょう。特に、CCは、相手に全員のメールアドレスが表示されるので嫌がる人も多いです。注意しましょう。 件名 件名は空欄でも送れますが、ビジネスメールのときは、件名を必ず記入しましょう。 件名は、単に「ご報告」「ご連絡」ではなく、「○○についてのご報告」「〇〇に関しての問い合わせ」などのように、内容が推定できるような書きかたをします。 書き出し 手紙の場合は、「拝啓」「謹啓」などの頭語(とうご)から始めますが、メールには頭語を付けません。 また、手紙は頭語のあとは時候の挨拶を書きます。早春の侯 寒さの中に春の気配を感じる頃となりました。などというところです。 初めての人にメールするときや、久しぶりにメールをするときなどは、時候の挨拶を入れて丁寧にすることもありますが、メールの場合、時候の挨拶を省略するのが普通です。 次のような書き出しが一般的です。 いつもお大変世話になっております(こと、厚く御礼申し上げます)。 用件を書く この後に、用件を書きます。 締めのあいさつを書く 用件を書き終えたら、締めのあいさつ文を書きます。メールの場合は、手紙のような「敬具」「敬白」などを結語(けつご)を書きません。 よろしくお願いいたします。が普通です。 署名 メールの最後に記載する、会社名、氏名を署名といいます。 ...

高ストレス者への面接指導

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